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文件的5S管理
來源/作者:網絡|新益為編輯 發布時間:2020-09-29 瀏覽次數:

    新益為6S咨詢公司概述:在文件中,公司的各種規章制度,技術規范,數據記錄的書面形式是公司正常動作的重要保證。有一位前輩曾經這么說過,看一個公司的管理水平的高低,就看這家公司5S管理水平的高低。也可以說,看一家公司5S管理水平的高低,就看這家公司尋找文件的速度。

     

    由此可見,文件管理的好壞體現了公司整體管理水平的高低,所以文件的5S管理不可以等閑視之,而從另外一個角度,文件管理確實體現了5S管理的每一個內容。

     

    (1)整理

     

    文件怎么來做5S管理?

     

    明確哪一類的文件需要?

     

    哪一類的文件不需要?

     

    無效和不需要的文件,我們就要去考慮及時地清理。

     

    (2)整頓

     

    將文件分門別類地保存,制作目錄索引,便于查找。

     

    (3)清掃

     

    文件防潮、防塵,還有防蟲,文件定期補修維護。

     

    (4)清潔

     

    專人管理、責任分明,清潔就是把整理、整頓與清掃標準化。

     

    (5)修養

     

    使用完后及時地歸位,然后培養一種愛護文件,節省用紙,按規定要求來制訂發行文件的資料。

     

    文件管理整個流程并不復雜,一般它有四個步驟。

     

    分門別類;

     

    存檔管理;

     

    日常管理;

     

    日常維護。

     

    ①分門別類

     

    就是對現有的文件進行分類,便于后期的檢查或者查找管理,如作為制造部的相關文件,可以分為幾種:

     

    5S管理

     

    ②存檔管理

     

    a使用合適的文件夾;

     

    使用合適的文件夾,選購一些容易存放,保管的文件夾,大小根據文件的大小,我可以選擇A4的,A3的,或者說是B5的類型,但也可以用顏色來管理,有規律地使用,切忌五花八門,像國旗一樣。

     

    厚度也要考慮,比方說可以考慮五厘米或八厘米,或十厘米的規格,容量太大,就像搬磚頭一樣,非常不方便。

     

    b在文件夾的封面或者側面注明類別名稱,管理的擔當者,保管的期限。

     

    c在首頁建立目錄表,必要時每一類都設計成拉頁,以便于尋找。

     

    ③日常管理

     

    日常管理就是設置專門的文件柜,用來存放文件,設置條形帶,便于管理和取放,定期管理要做好防潮、防塵、防火等工作,把這些事情做好了,就是說我們有了一種日常維護的習慣。發行新版本時及時地回收銷毀舊版本,具有參考價值的資料要特別注明,文件變更時要及時地更改目錄索引。

     

    ④日常維護

     

    a發行新版本時,及時回收銷毀舊版本;

     

    b僅具有參考價值的資料,要特別注明;

     

    c文件變更時,要及時更改目錄索引。

     

    以上說的這些,無非只有一個目的,就是如何將有限的資源,合理有效地用在刀刃上,使人力、物力、財力,都能發揮最大的作用,使人發揮所長,物盡其用,物超所值,使成本降低,效率提高,塑造優秀企業和優秀的企業文化,使5S管理能順利開展,企業發展再上一個更高的臺階。 

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